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Tag: Financeiro

Fluxo de caixa e resultado de cada projeto

A falta desses dados ocasionam a quebra de centenas de agências de publicidade anualmente.

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Um gestor de agência que não tem a visão imediata do fluxo de caixa do projeto e o acompanhamento da realização do resultado, sabe que pode ser surpreendido negativamente a qualquer momento.

O que mede o grau de dificuldade de gerir uma empresa?

O tamanho? Não, é a complexidade, a variedade de serviços e o nível de dependência do capital humano.

Uma agência, dependendo do tipo de serviço, pode ser considerada complexa (dependência do fator criativo), com muita variedade, pois possui boa diversidade de serviços e com total dependência do capital humano.

Por esses fatores, o risco do negócio pode ser considerado alto.

Se a empresa produz e comercializa serviços ou produtos padrões, fica infinitamente mais fácil de controlar seus processos  e sabemos que o que se produz nas agências, são projetos e boa parte deles, são únicos (uma realidade completamente diferente).

Empresa com serviços/produto padrões – A gestão é mais fácil

Padrões orçamentários

Quando falamos de empresas com serviços/produtos padrões, falamos de processos repetitivos e isso muda completamente a forma de gestão, pois existe maior previsibilidade.

Controlar a eficiência e a produtividade é muito mais tranquilo, logo, as variações orçamentárias são bem controláveis e muito mais previsíveis.

Fluxo de caixa – Balanceamento do fluxo

Normalmente em empresas assim, o fluxo de caixa é único, e tem como objetivo principal, manter um saldo positivo, balanceando o fluxo de pagamentos e recebimentos.

Apuração do Resultado – Da empresa – Final do mês

Podemos apurar o resultado, gerando um DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício) da empresa no final do mês e analisar se o comportamento foi conforme o previsto, sem comprometer muito o negócio.

Empresa com serviços/produtos que trabalham com projetos –
A gestão é muito mais difícil

Padrões orçamentários? Está muito mais para “pistas” do que fazer.

É aqui que mora o problema, a falta de padrões. Claro que existem serviços (graças a Deus) que possuem um processo muito semelhante e facilitam questões de orçamentação, mas os projetos mais complexos, não tem jeito e o risco de levarmos prejuízo, é altíssimo.

Fluxo de caixa – Balanceamento do fluxo – Por projeto

Não adianta olharmos o fluxo de caixa apenas com o objetivo de balancearmos o fluxo de pagamentos ou de recebimentos, temos que analisar o fluxo de caixa de cada projeto.

Temos o que foi orçado, certo? Precisamos ter o realizado e acompanhar se financeiramente o projeto está equilibrado.

Erros orçamentários ou erros de execução onde o retrabalho (refação) ocorre, pode gerar um verdadeiro desfalque na agência.

Apuração do Resultado – Online e por projeto

Devemos apurar o resultado online e por projeto. Dependendo do projeto, não dá tempo para esperar chegar o final do mês e só então ver o que aconteceu. Pode ser tarde demais e literalmente, podemos decretar o prejuízo na agência.

Por isso, é simples entender como é mais complicado gerir uma empresa por projetos. Sua agência precisa implementar esse conceito para assegurar o crescimento de forma saudável.

Podemos reverter um prejuízo iminente, se tivermos a gestão online dos projetos com a visão financeira e de resultado de forma integrada.


Sobre o Pauta.Me

É o primeiro sistema de gestão empresarial especializado em Agências, que leva na íntegra, o conceito de ERP (Enterprise Resource Planning – Planejamento dos recursos empresariais) e contempla uma robusta base de dados que permite a análise de fluxo de caixa e resultado por projeto.

Seu elevado nível de integração, permite que os processos operacionais e financeiros, gerem os dados necessários para análises gerenciais que elevam a rentabilidade de sua agência.

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Em 80% das empresas o processo de “faturar” é muito simples, mas nas Agências…

Cuidado com o Faturamento

Pois é companheiras e companheiros, quem diria que uma atividade tão simples poderia gerar tanta dor de cabeça. Ou quem já não pegou um “errinho” ou outro de faturamento?

Por que podemos cometer tantos erros nesse processo?

A pesquisa Fenapro já dá uma dica: são muitos serviços e ao mesmo tempo muitas terceirizações. E haja paciência para as negociações de preço.

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Pesquisa da Federação Nacional das Agências de Propaganda (Fenapro).

Difícil padronizar. São muitas variáveis que podem induzir ao erro.

Faturar precisa ser encarado como uma atividade complexa, que necessita de um check list muito bem produzido ou o erro pode ocorrer numa frequência maior do que o previsto, gerando prejuízos muitas vezes irrecuperáveis.

Negociações com os clientes após o faturamento, geram tremendo estresse. O cliente pode encarar esses “probleminhas” de faturamento como desorganização de nossa parte ou tentativa de renegociação.

E os terceirizados? Irão aceitar novas condições por que erramos? Dependendo do nível de relacionamento, até poderão aceitar, mas o desgaste irá acontecer.

Temos como referência (ou deveríamos ter) a tabela de preços do Sinapro, mas precisamos construir uma escala de descontos bastante grande para adaptar à realidade de cada região e isso já gera um controle importante.

  •         Tipos de serviços
  •         Preços
  •         Condições de pagamento
  •         Terceirização
  •         Nível de urgência
  •         Qualidade
  •         Prazos

São algumas das variáveis que acabam por afetar esse processo, logo, melhor encarar o faturamento como um processo complexo para evitarmos prejuízos.


Sobre o Faturamento no Pauta.Me

Sabendo que o processo exige um excelente nível de controle, o Pauta.Me possui uma inteligência que dá maior tranquilidade no faturamento. O software leva em consideração essas variáveis e funciona como um auditor controlando cada etapa do faturamento. Isso só é possível pelo nível de integração que o Pauta.Me possui entre todos os processos da agência: CRM, Atendimento, Projetos, Mídia, Produção e Financeiro.

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