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Autor: Redação Pauta.Me
Equipe Pauta.Me.
Auditoria de processos: Um alívio para os gestores na missão de gerenciar pessoas
Gerenciar pessoas não foi, é, ou será fácil. Mas nos momentos de identificar quem é o responsável por determinado problema, esta atividade torna-se altamente estressante.
Tudo vai bem “quando tudo está bem”, agora quando um problema surge, nem sempre as pessoas possuem maturidade suficiente para lidar com ele e aí, acusações ou omissões ocorrem de todos os lados estabelecendo um clima conflituoso.
Problemas é que não faltam nas agências. Para não ofender ninguém, a gestão de determinados problemas pode terminar assim: “é, nós precisamos melhorar a comunicação interna”.
De fato, apesar de sermos agências de comunicação, “comunicação interna” pode ser um problema frequente e nem sempre tão simples de resolver. Principalmente, quando tudo leva a crer que alguém “pisou feio na bola”.
É aí que aparece a força da auditoria de processos, efetuada pelo próprio sistema de gestão. Temos que evitar ao máximo as guerras internas.
Existem erros mais e menos graves. Os mais graves, obviamente são gerados por erros que acabam por impactar na rentabilidade da agência, seja por colocar em risco a permanência de um cliente ou por anular o lucro de um projeto.
Esses erros precisam ser auditados de forma simples e transparente, ou seja, todos devem saber que o sistema de gestão está monitorando e registrando todas as alterações realizadas pelos usuários.
A auditoria é mais eficiente, quando ela é um processo padrão na agência. Por ser uma atividade que gera melindres, melhor que seja automatizada, evitando que as pessoas “se emocionem muito” e se exponham além da conta.
Os sistemas de gestão modernos, possuem meios de auditar as informações contidas em seus arquivos internos, acompanhando todas as alterações efetuadas. Eles registram a informação antes e depois da alteração ter sido efetuada, apresentando qual usuário realizou a alteração.
Erros acontecem, mas é preciso maturidade para assumir o “mea culpa, mea máxima culpa” e muitas pessoas ainda não têm e para essas pessoas, a auditoria de processos funciona muito bem.
Quando todos sabem que os processos são auditados de forma natural, sabem que terão que usar de total transparência quando ocorrer algum deslize e irão lutar para aumentar a qualidade de seu trabalho.
Para os gestores, é um alívio, pois irá evitar o estresse provocado por acusações e/ou omissões dentro da equipe, além de deixar claro, quem é o responsável por determinado problema.
- Quem alterou aquele job?
- Quem mexeu na condição do contrato?
- Quem autorizou o post?
- Quem homologou aquela refação?
- Quem alterou o planejamento de mídia do cliente?
- Quem alterou o preço daquele orçamento?
Com sistemas de gestão, que oferecem a capacidade de auditar as informações, tudo fica mais claro.
Sobre o Pauta.Me
Por informatizar grande parte dos processos internos, o processo de auditoria é facilitado no Pauta.Me. O sistema informatiza e integra os processos de CRM, Atendimento, Projetos, Mídia, Produção, Marketing Digital e Financeiro.
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Entrevista com Flávio Horta
Qual é o principal desafio para o Marketing Digital em 2017?
Para fechar a série de vídeos gravados no RD Summit 2016 com chave de ouro e esquentar os motores para próximo ano, a equipe do Pauta.Me/blog entrevistou o publicitário Flávio Horta sobre o desempenho e os desafios das agências de Marketing Digital em 2017.
Horta é CEO da Digitalks, uma das principais plataformas de fomento ao Marketing Digital no Brasil e Diretor da ABRADi – Associação Brasileira de Agentes Digitais, entidade que reúne mais de 600 empresas desenvolvedoras de serviços digitais no país.
Fluxo de caixa e resultado de cada projeto
A falta desses dados ocasionam a quebra de centenas de agências de publicidade anualmente.
Um gestor de agência que não tem a visão imediata do fluxo de caixa do projeto e o acompanhamento da realização do resultado, sabe que pode ser surpreendido negativamente a qualquer momento.
O que mede o grau de dificuldade de gerir uma empresa?
O tamanho? Não, é a complexidade, a variedade de serviços e o nível de dependência do capital humano.
Uma agência, dependendo do tipo de serviço, pode ser considerada complexa (dependência do fator criativo), com muita variedade, pois possui boa diversidade de serviços e com total dependência do capital humano.
Por esses fatores, o risco do negócio pode ser considerado alto.
Se a empresa produz e comercializa serviços ou produtos padrões, fica infinitamente mais fácil de controlar seus processos e sabemos que o que se produz nas agências, são projetos e boa parte deles, são únicos (uma realidade completamente diferente).
Empresa com serviços/produto padrões – A gestão é mais fácil
Padrões orçamentários
Quando falamos de empresas com serviços/produtos padrões, falamos de processos repetitivos e isso muda completamente a forma de gestão, pois existe maior previsibilidade.
Controlar a eficiência e a produtividade é muito mais tranquilo, logo, as variações orçamentárias são bem controláveis e muito mais previsíveis.
Fluxo de caixa – Balanceamento do fluxo
Normalmente em empresas assim, o fluxo de caixa é único, e tem como objetivo principal, manter um saldo positivo, balanceando o fluxo de pagamentos e recebimentos.
Apuração do Resultado – Da empresa – Final do mês
Podemos apurar o resultado, gerando um DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício) da empresa no final do mês e analisar se o comportamento foi conforme o previsto, sem comprometer muito o negócio.
Empresa com serviços/produtos que trabalham com projetos –
A gestão é muito mais difícil
Padrões orçamentários? Está muito mais para “pistas” do que fazer.
É aqui que mora o problema, a falta de padrões. Claro que existem serviços (graças a Deus) que possuem um processo muito semelhante e facilitam questões de orçamentação, mas os projetos mais complexos, não tem jeito e o risco de levarmos prejuízo, é altíssimo.
Fluxo de caixa – Balanceamento do fluxo – Por projeto
Não adianta olharmos o fluxo de caixa apenas com o objetivo de balancearmos o fluxo de pagamentos ou de recebimentos, temos que analisar o fluxo de caixa de cada projeto.
Temos o que foi orçado, certo? Precisamos ter o realizado e acompanhar se financeiramente o projeto está equilibrado.
Erros orçamentários ou erros de execução onde o retrabalho (refação) ocorre, pode gerar um verdadeiro desfalque na agência.
Apuração do Resultado – Online e por projeto
Devemos apurar o resultado online e por projeto. Dependendo do projeto, não dá tempo para esperar chegar o final do mês e só então ver o que aconteceu. Pode ser tarde demais e literalmente, podemos decretar o prejuízo na agência.
Por isso, é simples entender como é mais complicado gerir uma empresa por projetos. Sua agência precisa implementar esse conceito para assegurar o crescimento de forma saudável.
Podemos reverter um prejuízo iminente, se tivermos a gestão online dos projetos com a visão financeira e de resultado de forma integrada.
Sobre o Pauta.Me
É o primeiro sistema de gestão empresarial especializado em Agências, que leva na íntegra, o conceito de ERP (Enterprise Resource Planning – Planejamento dos recursos empresariais) e contempla uma robusta base de dados que permite a análise de fluxo de caixa e resultado por projeto.
Seu elevado nível de integração, permite que os processos operacionais e financeiros, gerem os dados necessários para análises gerenciais que elevam a rentabilidade de sua agência.
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Entrevista com Marcos Piangers
Autor do livro best seller O Papai é Pop, o escritor e comunicador Marcos Piangers conversou com a Equipe Pauta.Me sobre os desafios da comunicação moderna.
Piangers trabalha desde 2001 com o público jovem e plataformas digitais do Grupo RBS e apresenta o programa da Pretinho Básico, da Rádio Atlântida FM.
Vorazes consumidores de informação, com grande influência na rede e muito exigentes. Este é o perfil apontado por diversos estudos sobre a Geração Z, jovens nascidos nos anos 1990. O “Z” vem de “zapear”, já que este segmento não costuma se concentrar em um único conteúdo por muito tempo.
A cada ano que passa, o desafio de criar vínculos e manter diálogo entre as marcas e este público acostumado a utilizar ao mesmo tempo TV, tablet, smartphone e notebooks só aumenta.
A Equipe Pauta.Me entrevistou Marcos Piangers no RD Summit 2016, evento de Marketing Digital que reuniu mais de cinco mil pessoas nos dias 3 e 4 de novembro em Florianópolis.
Panorama das Agências Digitais 2017
Onde estão os clientes das agências?
O que as agências estão fazendo para conquistar novos clientes?
Qual é o modelo de vendas utilizado?
Essas e outras questões são analisadas no Panorama das Agências Digitais 2017 lançado no RD Summit. O Estudo foi desenvolvido pela Resultados Digitais e Rock Content, que obtiveram os dados por meio de uma pesquisa online com 1.222 representantes de agências de todo o Brasil.
Gráfico da pesquisa Panorama das Agências Digitais 201.
Para saber mais do assunto, a equipe do Pauta.Me/blog entrevistou Juliana Ribas, Analista de Marketing da Rock Content, e Nara Vaz, Responsável pelo Programa de Parcerias com agências e canais da Resultados Digitais.
Acesse a pesquisa: http://materiais.resultadosdigitais.com.br/panorama-agencias-digitais
Sucesso no RD Summit 2016!
O lançamento do ERP Pauta.Me no RD Summit 2016 é um sucesso!
Muita gente interessada visitou nosso stand no evento, que já conta com cinco mil participantes. A equipe Alquimídia registrou as imagens do 1º dia:
Gostou? Venha nos visitar e acompanhe nossas redes!
Vencedores do Prêmio Agências de Resultados 2016
O Pauta.Me/blog divulga em primeira mão os vencedores do Prêmio Agências de Resultados 2016:
Categoria Carteira de Clientes: MC Consultoria
Categoria Primeiro Valor: Orium
Categoria Relacionamento por Email: 5seleto
Categoria Mestre da Conversão: Dialetto
Categoria Máquina de Crescimento: Like Marketing
Categoria Melhor Campanha Integrada: Dialetto
Categoria Sucesso dos Clientes: Conexorama
Categoria Colaboração para o Produto: Agência WCK
Categoria Espada Ninja na Vitrine: E-Dialog Comunicação Digital
Categoria Parceiro Revelação: Pub Design
Categoria Agência do ano: Astrus Web
O Prêmio Agências de Resultados é concedido pela Recultados Digitais para as agências parceiras que trouxeram os melhores resultados para si e seus clientes.
Parabéns aos participantes!
Estamos no RD Summit 2016! Visite nosso stand e siga nossas redes
Esta mensagem marca o lançamento oficial do ERP Pauta.Me no RD Summit 2016, que começa hoje no Centro de Convenções em Florianópolis e vai até amanhã (dia 4/11).
Organizado pela Resultados Digitais, empresa referência em soluções para automação de marketing e inbound marketing do país, o RD Summit é o maior evento de marketing digital e vendas da América Latina.
A Alquimídia Tecnologia é uma das empresas patrocinadoras do RD Summit 2016 e, além de lançar o Pauta.Me – o mais completo software de gestão para agências de publicidade – também enviou uma equipe para cobrir o evento.
Visite o nosso stand e acompanhe nosso blog e nossas mídias sociais!
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Em 80% das empresas o processo de “faturar” é muito simples, mas nas Agências…
Cuidado com o Faturamento
Pois é companheiras e companheiros, quem diria que uma atividade tão simples poderia gerar tanta dor de cabeça. Ou quem já não pegou um “errinho” ou outro de faturamento?
Por que podemos cometer tantos erros nesse processo?
A pesquisa Fenapro já dá uma dica: são muitos serviços e ao mesmo tempo muitas terceirizações. E haja paciência para as negociações de preço.
Pesquisa da Federação Nacional das Agências de Propaganda (Fenapro).
Difícil padronizar. São muitas variáveis que podem induzir ao erro.
Faturar precisa ser encarado como uma atividade complexa, que necessita de um check list muito bem produzido ou o erro pode ocorrer numa frequência maior do que o previsto, gerando prejuízos muitas vezes irrecuperáveis.
Negociações com os clientes após o faturamento, geram tremendo estresse. O cliente pode encarar esses “probleminhas” de faturamento como desorganização de nossa parte ou tentativa de renegociação.
E os terceirizados? Irão aceitar novas condições por que erramos? Dependendo do nível de relacionamento, até poderão aceitar, mas o desgaste irá acontecer.
Temos como referência (ou deveríamos ter) a tabela de preços do Sinapro, mas precisamos construir uma escala de descontos bastante grande para adaptar à realidade de cada região e isso já gera um controle importante.
- Tipos de serviços
- Preços
- Condições de pagamento
- Terceirização
- Nível de urgência
- Qualidade
- Prazos
São algumas das variáveis que acabam por afetar esse processo, logo, melhor encarar o faturamento como um processo complexo para evitarmos prejuízos.
Sobre o Faturamento no Pauta.Me
Sabendo que o processo exige um excelente nível de controle, o Pauta.Me possui uma inteligência que dá maior tranquilidade no faturamento. O software leva em consideração essas variáveis e funciona como um auditor controlando cada etapa do faturamento. Isso só é possível pelo nível de integração que o Pauta.Me possui entre todos os processos da agência: CRM, Atendimento, Projetos, Mídia, Produção e Financeiro.
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