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A humanidade vive há meses um dos seus momentos mais dramáticos: uma pandemia. Com os números crescentes de COVID-19, um vírus de alto contágio que obrigou milhares de pessoas ao isolamento social, setores importantes como o educacional e o empresarial foram fortemente afetados. A instabilidade econômica abala inúmeros negócios nos mais diversos segmentos e está mudando tanto os hábitos de consumo na sociedade quando a rotina de trabalho nas empresas

Conforme o estudo da Sociedade Brasileira de Varejo e Consumo (SBVC) intitulado Novos Hábitos Digitais em Tempos de Covid-19, que entrevistou mil pessoas em todo o país, os brasileiros passaram a usar muito mais meios digitais de pagamentos e devem continuar com esses hábitos de compra e consumo no pós-pandemia.

Já o estudo Tendências de Marketing e Tecnologia 2020 do Institute for Technology, Enterpreneurship and Culture (TEC) aponta para algo que estava sendo ensaiado nos últimos anos por várias corporações, o Trabalho Remoto. “Com uma previsão prolongada de quarentena, estima-se que os modelos remotos se tornem parte do imaginário corporativo e ganhem força após a contenção do surto. Caminhamos para um cenário, portanto, em que eles se tornarão mais comuns”, consta no relatório.

O site Valor Econômico destacou em recente reportagem que várias companhias já aderiram ao home office permanente e citou o caso do escritório da LafargeHolcim, no centro no Rio de Janeiro, que vai colocar os 150 funcionários da área administrativa em regime de teletrabalho e entregar o imóvel da sede. A multinacional  – que fabrica materiais de construção – estima economizar R$ 2 milhões por ano ao eliminar custo fixo com aluguel, condomínio, estacionamento, copa, manutenção e recepcionista. Já Benjamim Quadros, CEO da empresa de tecnologia BRQ, lembra que no caso da sua empresa a redução dos custos fixos foi equilibrada com o investimento que precisou ser feito para melhorar as plataformas digitais e comprar licenças para que todos pudessem atuar remotamente. A BRQ tem quase 3 mil funcionários em dez escritórios, no Brasil e exterior.

Muitas empresas tiveram que adequar a dinâmica de trabalho a esta realidade rapidamente, com cada funcionário adaptando sua própria estrutura para se manter trabalhando de casa, evitando assim maiores prejuízos em meio a pandemia. Se levarmos em conta que a taxa de contágio no país ainda não dá sinais de diminuir, provavelmente o estudo da TEC está correto em afirmar que essa modalidade de trabalho veio pra ficar, mas a pergunta é: estamos preparados?

Legalmente, para a  CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) a modalidade Home Office caracteriza-se pela prestação dos serviços fora das dependências da empresa. O artigo 75-C da CLT determina que a prestação de serviços remotos deve constar no contrato individual de trabalho, que especificará as atividades que serão realizadas pelo funcionário (pode ser elaborado termo aditivo de contrato de trabalho, por exemplo). Com a Medida Provisória 927, durante o período de calamidade pública, os efeitos se estendem até 31 de dezembro de 2020 e o Home Office transitório poderá ser adotado definitivamente pelas empresas.

Assim como o ajuste jurídico, outro aspecto fundamental é a organização, tanto a do funcionário quanto a dos gestores. É necessário estabelecer procedimentos e ferramentas a serem utilizadas para garantir a segurança das informações trocadas entre empresa e equipe. “Em tempos de home office, é ainda mais importante centralizar as informações de cada trabalho num único sistema, para manter o fluxo organizado e poder cumprir os prazos com eficiência” relata Gustavo Menyou, Diretor de Criação da Voodoo Branded Content – Grupo Voice.

O sistema que Gustavo mencionou é o Pauta.Me, um software ERP desenvolvido para otimizar o fluxo de trabalho e administrar as informações envolvidas em toda a cadeia produtiva de uma empresa criativa. O Pauta.Me integra o fluxo de trabalho com soluções do atendimento ao faturamento, contando, inclusive, com um recurso de Timesheet para os operadores contabilizarem as horas trabalhadas e programarem as pausas para o descanso, altamente necessárias para alavancar a produtividade. “O Pauta.Me tem sido fundamental para nós nesse processo” declara Gustavo.

Além de estruturar a área de criação, a plataforma Pauta.Me é útil para todos os departamentos, inclusive o financeiro. Dilza Pina, Diretora Financeira da Tastemakers, conta: “com a pandemia do Covid-19 nossa rotina foi transformada pelo trabalho Home Office, e o que ajudou muito nesse momento foi ter uma ferramenta como o Pauta.Me, que é totalmente online e integrado com todos os departamentos, um mecanismo de comunicação entre as equipes além da realização de orçamentos, emissão de nota fiscal, controle do fluxo de caixa e gestão de clientes.” Dilza destaca também que há uma otimização dos processos por intermédio de uma única base “garantindo maior eficiência nas demandas e economia de tempo para a equipe, o que melhora a qualidade de vida e o bem estar de todos”, completa. 

Entre as lições mais importantes deste período que nos encontramos, talvez a primeira seja o fato de que algumas coisas que pareciam ser transitórias são na verdade, permanentes. Também já é possível vislumbrar que apenas um ambiente de trabalho e equipamentos adequados não bastam para o sucesso do trabalho remoto. É necessário também que a empresa tenha processos e métodos bem definidos e um sistema de gestão eficiente. Como está sendo a experiência para você e a sua equipe? Queremos te ajudar a enfrentar o desafio do Home Office da melhor forma possível. Entre em contato! 

OUTRAS INFORMAÇÕES

• Reportagem completa no site do Valor Econômico.
• Download – Tendências de Marketing e Tecnologia 2020.
• Download – Novos Hábitos Digitais em Tempos de Covid-19.