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Tag: Workflow

O cliente pergunta: “Como está o projeto?”

Dagoberto chega na agência, senta-se em sua baia, liga o computador e começa a labuta.

Dagoberto é gerente de contas e precisa saber a quantas anda aquele job atrasado que o cliente havia perguntado pelo Whatsapp mais cedo, e agora, reforça a pressão por e-mail.

Dagoberto se loga na ferramenta de gestão de projetos e verifica que o status não está atualizado. Para contactar os colaboradores responsáveis, Dagoberto envia recados pelo Skype, Gtalk e bolinha de papel.

A resposta vem por meio de uma ferramenta mais antiga: Alguém grita de outra baia que a peça estava pronta há dois dias. Fizeram o upload no Dropbox, mas esquecem de atualizar o status no sistema. Dagoberto desiste de definir se o que sente é alívio ou raiva e parte para a próxima atividade após enviar o link da peça para a aprovação do cliente. Mas, para isso, Dagoberto precisa conferir o plano de mídia, impresso em papel e arquivado em uma pasta na gaveta.

Agora é a hora de checar com o financeiro se a fatura de veiculação de uma campanha foi encaminhada. Após algum esforço mental, Dagoberto lembra do login e a senha de acesso do software financeiro recém adquirido na empresa. Só que parte das informações do sistema anterior foram perdidas na migração de dados de um software para outro e Dagoberto vai ter que ligar para o departamento financeiro para se informar.

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Nesse momento, chega outra mensagem pelo Whatsapp. Era o cliente reclamando que a peça enviada não era a correta e quer marcar um call no skype com ele e seu chefe para negociar o pagamento. Sim, além de tudo, o pagamento está atrasado.

Uma bolinha de papel acerta Dagoberto nas costas.

Dagoberto não estava em um bom dia.

Dagoberto não é real, mas a sua persona pode ser utilizada para representar milhares de gestores, técnicos e profissionais de Agências de Publicidade e Marketing Digital que utilizam várias ferramentas diferentes para gerir ou monitorar as atividades da empresa.

Para sanar esta demanda, todos os dias são lançados mais e mais softwares de gestão, ERPs, CRMs, e plataformas de mídia que tornam uma simples operação de checagem em um safari digital na rede. Um safari caro, já que cada software tem um custo.

A solução mais indicada é usar uma única plataforma que reúna o maior número possível de recursos que deem conta das demandas de toda a cadeia de produção da empresa.

Um ERP completo é capaz de prover com um único acesso tanto a visão geral dos fluxos de atividade da Agência quanto checar os detalhes de cada processo. Outra vantagem de usar uma única plataforma de gestão é agregar em uma única ferramenta todos os dados dos clientes e colaboradores, facilitando a comunicação e tornando os processos mais eficientes, econômicos e transparentes.


Sobre o módulo de Projetos do Pauta.Me

O Pauta.Me é um ERP que reúne diversos módulos que permitem ao gestor da agência controlar, organizar e monitorar o circuito completo de produção, do briefing à veiculação.

No Pauta.Me, as campanhas são tratadas como Projetos da empresa, o que permite o planejamento mais abrangente, com ferramentas como Gráfico de Gantt, timesheet, criação de tarefas, controle de workflow , gestão de contatos e a geração de relatórios.

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Cheque a produtividade de sua agência e veja a importância do timesheet

A 1ª Pesquisa Nacional de Perfil das Agências de Propaganda apresenta uma informação muito importante para todas as agências: a produtividade regional e nacional.

Faça o seguinte: pegue o faturamento bruto de sua agência e divida pelo número de funcionários.

Feito isso, compare o número com a tabela abaixo.

fenapro_produtividade

Pesquisa da Federação Nacional das Agências de Propaganda (Fenapro).

O número está acima, abaixo ou na média regional?

Agora vamos para o segundo item deste post:

Como o uso do timesheet pode melhorar esse número.

Produtividade é um dos maiores desafios para as agências. Para superar este desafio temos um excelente aliado: O Timesheet, que além de apoiar o aumento da produtividade, ajuda na redução ou cumprimento dos prazos.

Manter o produção dentro do tempo estipulado é uma das maiores dificuldades nas Agências de Publicidade e Propaganda.  Principalmente entre os criativos, que precisam lidar com inúmeras distrações online e atividades paralelas dentro da empresa.

Para lidar com estas dificuldades, muitas técnicas de atenção e produtividade foram desenvolvidas, como a Pomodoro, por exemplo. que consiste em deixar um relógio-cronômetro (destes, de cozinha) ligado durante o período da atividade, sem permitir que outras demandas interfiram durante a produção até o aparelho disparar.

pomodoro

Mas não é sobre esta técnica que vamos tratar especificamente neste artigo, mas da sua essência: a organização do tempo.

O Timesheet é  uma ferramenta de registro das horas trabalhadas pelos operadores que otimiza o fluxo de trabalho das agências e pode ser integrado em soluções que fazem a diferença na rentabilidade das empresas.

O Timesheet costuma ser mais apreciado entre os gestores do que os criativos da Agência, que quando utilizam, muitas vezes esquecem o dispositivo ativado em um Job quando saem para uma reunião, comprometendo o controle do tempo. Mas com um mínimo de cultura de uso, logo percebem que o recurso pode ser uma forte aliado da criatividade, ao deixar a mente livre enquanto máquina cuida do resto.

Ao ser ativado no início de uma atividade, o Timesheet proporciona o gerenciamento mais inteligente da produtividade. Os dados gerados por este tipo de ferramenta são muito úteis em relatórios analíticos e podem ser usados na criação de novas formas de remuneração.

Para descontrair, assista ao vídeo da ação da JWT e Casa, que encontraram uma forma interessante de estimular o uso do timesheet: Integrando-o a uma geladeira cheia de cerveja.



Sobre a ferramenta Timesheet do Pauta.Me.

O Módulo de Projetos do Pauta.Me possui dois tipos de Timesheet :

  • Recurso padrão de play-stop para taregas longas e outro exclusivo da plataforma;
  • Timesheet-Checkout, no qual o operador informa no fim do expediente qual foi a duração de cada tarefa.

Além destas funcionalidades, o Timesheet do Pauta.Me “dialoga” com o operador, perguntando-o se ainda está na produção do Job conforme o horário programado.

Solicite uma apresentação.

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Revolucionando a gestão operacional das agências com a tecnologia workflow

Você pode imaginar um sistema que informatiza agências:

  • Abrindo um job automaticamente?
  • Alertando os usuários sobre atrasos?
  • Permitindo que se criem regras para que jobs andem mais rapidamente?
  • Tomando decisões sozinho com base em parâmetros determinados por você?

Não é imaginação não, esses sistemas existem e a tecnologia utilizada é chamada de workflow.

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De uma forma ou de outra, as agências já possuem um certo nível de informatização seja na área administrativa, financeira, atendimento, criação, produção ou mídia.

O que acaba impactando não é a questão da informatização das agências em si, mas o nível de integração existente entre os processos. Poucas agências possuem sistemas ERP ou seja sistemas integrados de gestão empresarial onde o serviço de uma área já leva em consideração de forma automatizada o das outras. A maioria possui sistemas que resolvem parcialmente as necessidades setoriais.

Os modernos ERP´s trazem em seu bojo uma tecnologia que realmente revoluciona a gestão operacional. Essa tecnologia fomenta sinergia na empresa, pois  dá inteligência aos processos.

A palavra “workflow” já fornece a dica do que esta tecnologia faz: work (trabalho) flow (fluxo) ou seja: automatizar o fluxo do trabalho.

Essa automatização pode ser mais ou menos inteligente dependendo do sistema ERP que sua agência possui.

Os ganhos são muito bons tendo impacto direto na produtividade das agências (lucro). A pesquisa Fenapro mostra o ranking de produtividade, os estados onde vemos agências mais e menos produtivas. Esse item da pesquisa por si só, valida a grande importância que os sistemas workflow possuem para a gestão das agências.

O sistema começa a “empurrar” os processos dando velocidade as tarefas internas provocando maior sinergia entre os departamentos e entre as equipes.

Não tem como esse item ficar fora da pauta das agências, bem e por falar em pauta:

Sobre o Workflow do Pauta.Me

O Pauta.Me é o ERP que inovou o mercado no que diz respeito a workflow. O que queremos dizer com isso é que muitos ERP´s adotam uma tecnologia externa para implementar práticas de workflow, já o Pauta.Me é o próprio workflow.

Os módulos e processos do Pauta.Me foram construídos em cima de uma plataforma de workflow criada pelos engenheiros de software da Alquimídia dando total liberdade ao usuário em definir as regras para controlar os processos de forma pró-ativa, segura e veloz.

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