Categoria: Gestão de Projetos

É possível evitar o temido Furo de Pauta?

6 de abril de 2017 / TH

Semana cheia, jobs pendentes, atendimento correndo com os briefings e no meio daquela tarde de quinta-feira aparece o temido furo de pauta. O cliente havia “lembrado que precisava de uma demanda urgente”.

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O furo de pauta não é um retrabalho. Não é uma correção, mas uma tarefa nova, fora da pauta, geralmente “para ontem”. E não resta muito além de executar o job com o máximo de competência e agilidade possível. Mesmo que vá atrasar outras atividades planejadas com seus prazos que já não eram muito adequados, afinal, o cliente é aquele queridão que paga sozinho quase a metade dos custos da empresa.

Infelizmente, não existem muitas alternativas para eliminar os furos de pauta. Eles são mais recorrentes na rotina das agências do que gostaríamos. Uma das ações que podem atenuar o problema é a confecção mais detalhada possível do briefing.

Uma outra ação que pode ajudar é o registro dos furos de pauta, para que, munido de informações como timesheet, o atendimento possa mostrar ao cliente o impacto destas demandas no desempenho da campanha, e, se for o caso, no próximo orçamento.

Sobre o Pauta.Me

O módulo de projetos do Pauta.Me possui um recurso na criação de tarefas que registra quando o job é um furo de pauta. Esta informação é muito útil para a relação de relatórios e estatísticas acerca da produção da agência.

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Briefing, o passo mais importante na jornada do Job

24 de fevereiro de 2017 / TH

Um filme sem uma pré-produção decente tem pouquíssimas possibilidades de sucesso. Assim também é com os eventos, impossíveis de se realizar sem um bom planejamento. Na publicidade, esta etapa de organização começa com o briefing, o marco inicial no desenvolvimento de campanhas e peças que poderão ou não atender às expectativas do cliente.

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Embora seja muito importante, o desenvolvimento correto de um briefing nem sempre é notado, pois o pragmatismo faz parte do seu processo. Já o estrago de um briefing mal feito é bem nítido, com muita geração de retrabalho e prejuízo imediato para ficar de prova.

Um briefing perfeito não é sinônimo de campanha de sucesso, mas é a garantia de que ela começou adequadamente, pois, como escreveu o filósofo chinês Lao Tsé: “Toda longa jornada começa com o primeiro passo”. Daí a importância de começar bem.

O briefing precisa ser o mais completo possível, com informações claras sobre o produto, serviço ou marca. É necessário que o briefing deixe nítido o cenário, os objetivos que o cliente deseja alcançar e público-alvo. O atendimento precisa reunir informações úteis, peças a serem criadas, insights, e, se puder, também saber o montante financeiro que o cliente pretende investir na ação.

O briefing moderno é uma bússola criativa cujas principais características devem ser a informatividade, concisão e inspiração. Criativos motivados e munidos de boa informação costumam ser mais assertivos e todo mundo sai ganhando no fim do trabalho.

Sobre o Pauta.Me

O Pauta.Me é um software ERP para agências de publicidade desenvolvido para integrar e atender as demandas de todos os departamentos da empresa. O módulo de Projetos conta com um recurso de modelo de escopos para a criação de projetos (campanhas) e modelos de briefing na ferramenta de criação de tarefas (jobs). Os modelos podem ser editados conforme as necessidades da agência.

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Digitalizar sem cultura de uso é permanecer offline

10 de fevereiro de 2017 / TH

A publicidade sempre foi uma atividade acelerada por natureza, que nasceu da urgência dos clientes em anunciarem seus produtos e marcas. Esta urgência aumentou ainda mais em tempos de alta dispersão midiática e reatividade da Internet. Para acompanhar este cenário, as Agências também precisam mudar suas rotinas e processos. A distribuição de briefings em papéis e pastas entre os departamentos não é só uma visão antiquada, mas perigosa para a manutenção de qualquer empresa.

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A solução moderna para esta demanda é a digitalização dos processos de trabalho, mas só isso não basta. Esta solução precisa ser aproveitada em sua plenitude, para isso, é necessário um fator: a Cultura de uso.

Não adianta para a Agência adquirir servidores de arquivos, instalar equipamentos potentes, conectar Internet de alta velocidade se a equipe não tem o hábito de checar e-mails ou não sabe o que é um Google Doc.

Assim como não adianta implementar softwares complexo que burocratizem e tragam mais trabalho para os gerentes de contas, redatores e designers.

Para o aproveitamento completo dos recursos e softwares, é necessário que toda a equipe tenha tanto o treinamento técnico quanto a cultura de uso destas ferramentas digitais. Ou seja, não basta apenas usar um sistema de gestão de projetos por exemplo, você precisa ter o hábito de acessar e checar as informações e diariamente.

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Auditoria de processos: Um alívio para os gestores na missão de gerenciar pessoas

11 de janeiro de 2017 / Redação Pauta.Me

Gerenciar pessoas não foi, é, ou será fácil. Mas nos momentos de identificar quem é o responsável por determinado problema, esta atividade torna-se altamente estressante.

Tudo vai bem “quando tudo está bem”, agora quando um problema surge, nem sempre as pessoas possuem maturidade suficiente para lidar com ele e aí, acusações ou omissões ocorrem de todos os lados estabelecendo um clima conflituoso.

Problemas é que não faltam nas agências. Para não ofender ninguém, a gestão de determinados problemas pode terminar assim: “é, nós precisamos melhorar a comunicação interna”.

Arte: Rafael Gonzaga

De fato, apesar de sermos agências de comunicação, “comunicação interna” pode ser um problema frequente e nem sempre tão simples de resolver. Principalmente, quando tudo leva a crer que alguém “pisou feio na bola”.

É aí que aparece a força da auditoria de processos, efetuada pelo próprio sistema de gestão. Temos que evitar ao máximo as guerras internas.

Existem erros mais e menos graves. Os mais graves, obviamente são gerados por erros que acabam por impactar na rentabilidade da agência, seja por colocar em risco a permanência de um cliente ou por anular o lucro de um projeto.

Esses erros precisam ser auditados de forma simples e transparente, ou seja, todos devem saber que o sistema de gestão está monitorando e registrando todas as alterações realizadas pelos usuários.

A auditoria é mais eficiente, quando ela é um processo padrão na agência. Por ser uma atividade que gera melindres, melhor que seja automatizada, evitando que as pessoas “se emocionem muito” e se exponham além da conta.

Os sistemas de gestão modernos, possuem meios de auditar as informações contidas em seus arquivos internos, acompanhando todas as alterações efetuadas. Eles registram a informação antes e depois da alteração ter sido efetuada, apresentando qual usuário realizou a alteração.

Erros acontecem, mas é preciso maturidade para assumir o “mea culpa, mea máxima culpa” e muitas pessoas ainda não têm e para essas pessoas, a auditoria de processos funciona muito bem.

Quando todos sabem que os processos são auditados de forma natural, sabem que terão que usar de total transparência quando ocorrer algum deslize e irão lutar para aumentar a qualidade de seu trabalho.

Para os gestores, é um alívio, pois irá evitar o estresse provocado por acusações e/ou omissões dentro da equipe, além de deixar claro, quem é o responsável por determinado problema.

Quem alterou aquele job?
Quem mexeu na condição do contrato?
Quem autorizou o post?
Quem homologou aquela refação?
Quem alterou o planejamento de mídia do cliente?
Quem alterou o preço daquele orçamento?

Com sistemas de gestão, que oferecem a capacidade de auditar as informações, tudo fica mais claro.

Sobre o Pauta.Me

Por informatizar grande parte dos processos internos, o processo de auditoria é facilitado no Pauta.Me. O sistema informatiza e integra os processos de CRM, Atendimento, Projetos, Mídia, Produção, Marketing Digital e Financeiro.

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Fluxo de caixa e resultado de cada projeto

7 de dezembro de 2016 / Redação Pauta.Me

A falta desses dados ocasionam a quebra de centenas de agências de publicidade anualmente.

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Um gestor de agência que não tem a visão imediata do fluxo de caixa do projeto e o acompanhamento da realização do resultado, sabe que pode ser surpreendido negativamente a qualquer momento.

O que mede o grau de dificuldade de gerir uma empresa?

O tamanho? Não, é a complexidade, a variedade de serviços e o nível de dependência do capital humano.

Uma agência, dependendo do tipo de serviço, pode ser considerada complexa (dependência do fator criativo), com muita variedade, pois possui boa diversidade de serviços e com total dependência do capital humano.

Por esses fatores, o risco do negócio pode ser considerado alto.

Se a empresa produz e comercializa serviços ou produtos padrões, fica infinitamente mais fácil de controlar seus processos e sabemos que o que se produz nas agências, são projetos e boa parte deles, são únicos (uma realidade completamente diferente).

Empresa com serviços/produto padrões – A gestão é mais fácil

Padrões orçamentários

Quando falamos de empresas com serviços/produtos padrões, falamos de processos repetitivos e isso muda completamente a forma de gestão, pois existe maior previsibilidade.

Controlar a eficiência e a produtividade é muito mais tranquilo, logo, as variações orçamentárias são bem controláveis e muito mais previsíveis.

Fluxo de caixa – Balanceamento do fluxo

Normalmente em empresas assim, o fluxo de caixa é único, e tem como objetivo principal, manter um saldo positivo, balanceando o fluxo de pagamentos e recebimentos.

Apuração do Resultado – Da empresa – Final do mês

Podemos apurar o resultado, gerando um DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício) da empresa no final do mês e analisar se o comportamento foi conforme o previsto, sem comprometer muito o negócio.

Empresa com serviços/produtos que trabalham com projetos –
A gestão é muito mais difícil

Padrões orçamentários? Está muito mais para “pistas” do que fazer.

É aqui que mora o problema, a falta de padrões. Claro que existem serviços (graças a Deus) que possuem um processo muito semelhante e facilitam questões de orçamentação, mas os projetos mais complexos, não tem jeito e o risco de levarmos prejuízo, é altíssimo.

Fluxo de caixa – Balanceamento do fluxo – Por projeto

Não adianta olharmos o fluxo de caixa apenas com o objetivo de balancearmos o fluxo de pagamentos ou de recebimentos, temos que analisar o fluxo de caixa de cada projeto.

Temos o que foi orçado, certo? Precisamos ter o realizado e acompanhar se financeiramente o projeto está equilibrado.

Erros orçamentários ou erros de execução onde o retrabalho (refação) ocorre, pode gerar um verdadeiro desfalque na agência.

Apuração do Resultado – Online e por projeto

Devemos apurar o resultado online e por projeto. Dependendo do projeto, não dá tempo para esperar chegar o final do mês e só então ver o que aconteceu. Pode ser tarde demais e literalmente, podemos decretar o prejuízo na agência.

Por isso, é simples entender como é mais complicado gerir uma empresa por projetos. Sua agência precisa implementar esse conceito para assegurar o crescimento de forma saudável.

Podemos reverter um prejuízo iminente, se tivermos a gestão online dos projetos com a visão financeira e de resultado de forma integrada.

Sobre o Pauta.Me

É o primeiro sistema de gestão empresarial especializado em Agências, que leva na íntegra, o conceito de ERP (Enterprise Resource Planning – Planejamento dos recursos empresariais) e contempla uma robusta base de dados que permite a análise de fluxo de caixa e resultado por projeto.

Seu elevado nível de integração, permite que os processos operacionais e financeiros, gerem os dados necessários para análises gerenciais que elevam a rentabilidade de sua agência.

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O cliente pergunta: “Como está o projeto?”

16 de novembro de 2016 / TH

Dagoberto chega na agência, senta-se em sua baia, liga o computador e começa a labuta.

Dagoberto é gerente de contas e precisa saber a quantas anda aquele job atrasado que o cliente havia perguntado pelo Whatsapp mais cedo, e agora, reforça a pressão por e-mail.

Dagoberto se loga na ferramenta de gestão de projetos e verifica que o status não está atualizado. Para contactar os colaboradores responsáveis, Dagoberto envia recados pelo Skype, Gtalk e bolinha de papel.

A resposta vem por meio de uma ferramenta mais antiga: Alguém grita de outra baia que a peça estava pronta há dois dias. Fizeram o upload no Dropbox, mas esquecem de atualizar o status no sistema. Dagoberto desiste de definir se o que sente é alívio ou raiva e parte para a próxima atividade após enviar o link da peça para a aprovação do cliente. Mas, para isso, Dagoberto precisa conferir o plano de mídia, impresso em papel e arquivado em uma pasta na gaveta.

Agora é a hora de checar com o financeiro se a fatura de veiculação de uma campanha foi encaminhada. Após algum esforço mental, Dagoberto lembra do login e a senha de acesso do software financeiro recém adquirido na empresa. Só que parte das informações do sistema anterior foram perdidas na migração de dados de um software para outro e Dagoberto vai ter que ligar para o departamento financeiro para se informar.

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Nesse momento, chega outra mensagem pelo Whatsapp. Era o cliente reclamando que a peça enviada não era a correta e quer marcar um call no skype com ele e seu chefe para negociar o pagamento. Sim, além de tudo, o pagamento está atrasado.

Uma bolinha de papel acerta Dagoberto nas costas.

Dagoberto não estava em um bom dia.

Dagoberto não é real, mas a sua persona pode ser utilizada para representar milhares de gestores, técnicos e profissionais de Agências de Publicidade e Marketing Digital que utilizam várias ferramentas diferentes para gerir ou monitorar as atividades da empresa.

Para sanar esta demanda, todos os dias são lançados mais e mais softwares de gestão, ERPs, CRMs, e plataformas de mídia que tornam uma simples operação de checagem em um safari digital na rede. Um safari caro, já que cada software tem um custo.

A solução mais indicada é usar uma única plataforma que reúna o maior número possível de recursos que deem conta das demandas de toda a cadeia de produção da empresa.

Um ERP completo é capaz de prover com um único acesso tanto a visão geral dos fluxos de atividade da Agência quanto checar os detalhes de cada processo. Outra vantagem de usar uma única plataforma de gestão é agregar em uma única ferramenta todos os dados dos clientes e colaboradores, facilitando a comunicação e tornando os processos mais eficientes, econômicos e transparentes.

Sobre o módulo de Projetos do Pauta.Me

O Pauta.Me é um ERP que reúne diversos módulos que permitem ao gestor da agência controlar, organizar e monitorar o circuito completo de produção, do briefing à veiculação.

No Pauta.Me, as campanhas são tratadas como Projetos da empresa, o que permite o planejamento mais abrangente, com ferramentas como Gráfico de Gantt, timesheet, criação de tarefas, controle de workflow , gestão de contatos e a geração de relatórios.